Geschäftsleitungsassistenz mit Schwerpunkt Personal (m/w/d)

Geschäftsleitungsassistenz mit Schwerpunkt Personal (m/w/d) Wir stellen ein! Sie behalten auch bei unterschiedlichen Themen den Überblick, arbeiten strukturiert und haben Freude daran, Abläufe zu organisieren und weiterzuentwickeln? Sie interessieren sich für Personalthemen und möchten eng mit der Geschäftsleitung zusammenarbeiten? Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Geschäftsleitungsassistenz mit Schwerpunkt Personal (m/w/d) in Vollzeit. Sie erwartet eine vielseitige Position mit eigenständigen Verantwortungsbereichen und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung. Neben der organisatorischen Unterstützung übernehmen Sie Aufgaben im Personalbereich und wirken aktiv an der Weiterentwicklung unserer internen Strukturen und Prozesse mit. Dabei haben Sie Raum, eigene Ideen einzubringen, Prioritäten mitzugestalten und Verbesserungen anzustoßen. Aufgaben und Verantwortung Geschäftsleitungsassistenz und Unternehmensorganisation Unterstützung und Entlastung der Geschäftsleitung in operativen, organisatorischen und strategischen Aufgabenstellungen Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen sowie Vor- und Nachbereitung Erstellung, Aufbereitung und Weiterentwicklung des regelmäßigen Reportings für das Gesamtunternehmen und die einzelnen Destinationen, einschließlich Soll-Ist-Vergleichen Unterstützung bei der Unternehmens- und Maßnahmenplanung sowie bei der Überwachung wirtschaftlicher und operativer Zielsetzungen Aufbau und Weiterentwicklung einer strukturierten Aufgaben-, Maßnahmen- und Projektverfolgung Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen in internen Organisations-, Arbeits- und Kommunikationsprozessen Koordination und Nachverfolgung bereichsübergreifender Projekte, externer Dienstleister und operativer Schnittstellen Erstellung von Auswertungen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und weiteren Unterlagen für die Geschäftsleitung Identifikation und Umsetzung von Digitalisierungspotenzialen sowie Unterstützung eines effizienten Einsatzes von KI und digitalen Anwendungen Personalbereich Eigenständige organisatorische und administrative Betreuung des Personalwesens sowie zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte Steuerung und Weiterentwicklung des Personalmanagementsystems Factorial einschließlich der digitalen Personalprozesse Koordination des Recruiting-Prozesses von der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen bis zur Begleitung des Auswahlverfahrens Organisation des On- und Offboardings sowie Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Änderungsvereinbarungen und weiteren Personalunterlagen Organisation und Überwachung der Stunden- und Leistungserfassung sowie Unterstützung bei der Personalplanung Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung und Abstimmung mit der internen Abrechnung und Buchhaltung Organisation und Begleitung von Mitarbeitergesprächen, Personalbeurteilungen und Weiterbildungsmaßnahmen Weiterentwicklung und Optimierung bestehender HR-Prozesse und Personalstrukturen Das suchen wir: Erfahrungen und Qualifikationen Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Personalwesen, oder ein betriebswirtschaftliches Studium bzw. eine vergleichbare Qualifikation Berufserfahrung im Personalwesen und/oder in einer organisatorischen Assistenz- bzw. Koordinationsfunktion Gute Kenntnisse in der operativen Personalarbeit und grundlegende Kenntnisse im Arbeitsrecht Erfahrung in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie in der Zusammenarbeit mit Abrechnungsstellen von Vorteil Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und HR-Managementsystemen; Erfahrung mit Factorial ist wünschenswert Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, unterschiedliche Themen zu strukturieren und sinnvoll zu priorisieren Selbstständige, lösungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen Kommunikati