Finance & HR Manager (m/w/d)

WAIYS ist ein norwegisch-deutsches AI-SaaS-Unternehmen, das fortschrittliche künstliche Intelligenz für die Immobilienbranche praxistauglich macht. Wir starten gerade in eine spannende Scale-up-Phase und suchen eine:n Finance & HR Manager:in mit Hands-on-Mentalität, die unsere zentralen Finanz-, Personal- und Verwaltungsprozesse in beiden Ländern zuverlässig am Laufen hält. Wir suchen eine erfahrene, strukturierte und pragmatische Person, die gerne die Verantwortung für die tägliche Finanz- und Personaladministration in einem schnell wachsenden internationalen Unternehmen übernimmt. Deine Mission: Du sorgst dafür, dass unsere Finanz- und HR-Prozesse in Deutschland und Norwegen korrekt, rechtskonform, gut organisiert und verlässlich geführt werden, mit sauberen Schnittstellen zu unseren externen Buchhaltungs- und Steuerberater:innen. In dieser Rolle arbeitest du eng mit dem CFO, dem Management-Team, unseren Mitarbeitenden und externen Berater:innen in Deutschland und Norwegen zusammen. Du verbindest die operative Buchhaltungsvorbereitung mit Lohnabrechnung und Personaladministration, Einkauf und allgemeiner Unternehmensverwaltung. Die Rolle ist als Teilzeitstelle mit 30 Wochenstunden angelegt. Wenn du zusätzliche Kompetenzen mitbringst, die über die Kernrolle hinaus Mehrwert schaffen, ist auch eine Vollzeitstelle möglich. Das können zum Beispiel Software-Pricing-Management, die Gestaltung von Kontenplänen für internationale SaaS-Strukturen, Compliance und Governance oder CFO-Erfahrung in Norwegen oder Deutschland sein. Deine Aufgaben Finanzen & Buchhaltung Du bereitest die laufende Buchhaltung der deutschen Gesellschaft nach HGB vor und übergibst vollständige, saubere Unterlagen an unsere Steuerberatung Du betreust und bereitest Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Bankbuchungen, Spesenbelege, Abstimmungen sowie die Unterlagen für Monats- und Jahresabschlüsse vor Du bereitest die Buchhaltung und Finanzadministration unserer norwegischen Gesellschaft vor und stimmst dich eng mit dem CEO sowie unseren norwegischen Buchhaltungs- und Beratungspartnern ab HR & Lohnabrechnung Du verantwortest die Personaladministration für Mitarbeitende in Deutschland und Norwegen, darunter Verträge, Personalakten, Onboarding, Offboarding, Abwesenheiten und weitere Dokumentation entlang des Employee Lifecycle Du führst die monatliche deutsche Lohn- und Gehaltsabrechnung in Personio durch, pflegst abrechnungsrelevante Stammdaten und stellst sicher, dass alle Eingaben vollständig, korrekt und aktuell sind Du prüfst die Abrechnungsergebnisse, kümmerst dich um abrechnungsbezogene Rückfragen und bist interne Ansprechperson für administrative HR- und Payroll-Themen; bei Bedarf stimmst du dich mit Behörden und externen Berater:innen ab Du sorgst für eine klare und verlässliche HR-Dokumentation und entwickelst praxisnahe HR-Prozesse mit dem Wachstum des Unternehmens weiter Administration, Einkauf & Office Operations Du unterstützt die allgemeine Unternehmensverwaltung, das Dokumentenmanagement, die Koordination von Dienstleistern und wiederkehrende operative Aufgaben Du koordinierst Einkauf und Beschaffung, einschließlich Bestellungen, Lieferantenkommunikation, Dokumentation und Rechnungsnachverfolgung Du unterstützt die Verwaltung von Verträgen und Abonnements und trägst dazu bei, interne Verwaltungsprozesse strukturiert und transparent zu halten Länderübergreifende Zusammenarbeit & Verantwortung Du arbeitest eigenständig für unsere deutsche GmbH und unsere norwegische AS und hältst Finanz-, HR- und Verwaltungsthemen zwischen beiden Gesellschaften abgestimmt Du arbeitest eng mit dem CFO, dem Management-Team sowie externen Buchhalter:innen, Steuerberater:innen und weiteren relevanten Partnern zusammen Du erkennst Lücken, verbesserst Routinen und übernimmst Verantwortung dafür, wiederkehrende Prozesse einfacher, verlässlicher und skalierbar zu gestalten Das bringst du mit Mehrjährige praktische Erfahrung in der Buchhaltung, Finanzadmi